Setite se samo predvidanja da će računari eliminisati potrebu za štampom dokumenata – kako je to bilo pogrešno predvidanje. Odštampani materijal se gomila brže nego ikad. Stoga, prvo pitanje koja vam je na pameti, kada budete ulazili u radnju da kupite štampač, treba da bude: za šta mi je potreban štampač?

Običnim korisnicima štampač je potreban za kućne potrebe ili za manji kancelarijski rad. Tip štampača koji ćete odabrati zavisi od toga šta želite da štampate – tekst, grafikone ili fotografije u crno-beloj ili kolornoj štampi. Ukoliko znate da će tekstualni dokumenti činiti većinu vaših potreba za štampom, onda je crno-beli štampač najpogodniji izbor za vas. Ali zato za većinu grafikona i fotografija biće vam potrebna kolorna štampa što samo znači da ćete morati izabrati ili inkjet štampač ili ukoliko ste u mogućnosti kolor laser. Takode, zaposleni u malim kancelarijama pored personalnih štampača trebaju razmotriti i opcije višenamenskih štampača, lasera ili portabl štampača za svoje poslovne potrebe. Tj., bilo kakve da su vaše potrebe, uvek postoji štampač koji odgovara istim, samo je potrebno da odvojite malo slobodnog vremena da biste pronašli odgovarajući proizvod.

Inkjet štampači, najprostije opisano, funkcionišu tako što preko mlaznica ispuštaju male kapljice mastila na papir. Na ovaj način možete odštampati crno-bele ili kolor slike i u nekim slučajevima slike foto kvaliteta. Ipak, inkjet štampači mogu imati problema sa oštrinom linija tako da kvalitet odštampanog teksta može varirati o dovljnog do dobrog što u velikoj meri zavisi od brzine kojom štampate tekst.

Dosta osnovnih modela inkjet štampača poseduje tri boje cijan, magentu i žutu (CMY – cyan, magenta, yellow), čijom kombinacijom se dobija kompozitna crna. Na ovaj proces se troši dosta mastila, pored toga dosta često kompozitna crna je illi plavičasta ili zelenkasta, što nije idealno za tekst. Za stvarnu crnu, potreban vam je štampač koji poseduje najmanje dva kertridža: jedan kolorni (CMY) kertridž i jedan crni (K) kertridž. Najbolja kombinacija je štampač koji poseduje poseban kertridž za svaku boju, tako da menjate samo boju koju ste potrošili (medutim ovakvi štampači i koštaju više).

Skromnije fotografije iziskuju CMYK štampače, dok će vam za profesionalne fotografije biti potreban šestokolorni štampač, kome je pridodata svetlo cijan i svetlo magenta. Ovi foto štampači su izvrsni za štampu fotografija, ali su zato praktično izgubljeni za štampu teksta. Vodite računa da je za štampu visoko kvalitetnih fotografija, treba potrošiti dosta mastila i da morate štampati na specijalnim medijima, tako da su cena mastila i cena medija za štampu faktori koje takode morate uzeti u obzir.

Možemo slobodno reči da inkjet štampači ne predstavljaju ‘’formulu1’’ u svetu štampača. Sa brzinama od 2-6 stranica u minuti (sum) za kvalitetniji tekst i oko 1-2 minute za kvalitetnu grafiku. Sasvim je normalno da se sa povećanjem cene štampača povećava i brzina. Mnogo skuplja opcija za kolor štampu je kolor laserski štampač koji koristi CMYK tonere. Na ovakvom štampaču možete odštampati kvalitetne kolor grafike i fotografije, kao i vrlo kvalitetan tekst (‘’laserski oštar’’), i to pri znatno većim brzinama: od 14 i više stranica u minuti za kvalitetan tekst i 1-5 sum za grafiku. Normalno je da ćete za ovakve karakteristike štampača morati i da izdvojite znatno više novca. Na duže staze, kolor toneri su znatno jeftiniji po stranici štampe nego inkjet kertridži, ali ovo može biti opravdanje za kupovinu kolor laserskog štampača samo ukoliko imate potrebu za velikim obimom kolor štampe.

Laserski štampači rade na istom elektrostatičkom principu kao i fotokopiri, što i utiče na njihovu brzinu. Crno-beli laserski štampači daju veoma oštar tekst pri štampanju pri brzinama od 15 i više stranica u minuti, kao i kvalitene grafikone pri brzinama od 6 i više stranica u minuti. Laserski štampači su najbolji za štampu teksta, pogotovo ukoliko vam je potrebna štampa fontova većih ili manjih od standardnih veličina 10 do 12 point-a. Laserski štampači imaju takode, i znatno nižu cene štampe po stranici, pošto je crni toner komparitivno jeftiniji, kao i zbog toga što se običan papir najviše koristi za štampu. Laserski štampači su takode bolji i pri rukovanju sa papirom. Na primer, poseduju mnogo veće kasete za ulaganje papira ili im se može mnogo lakše prikačiti dodatna kaseta za različite veličine papira. Ove osobine čine laserski štampač izuzetnim za male ili kućne kancelarije.

U okruženju male kancelarije, štampač predstavlja jedan od korisnih uredaja koji je u svakodnevnoj upotrebi pored recimo: kopira, skenera ili faksa. Vodeći računa o ovoj činjenici kreirani su višenamenski uredaji, a da bi kombinovali štampanje, kopiranje, skeniranje i slanje faksova, i to sve u jednom uredaju. Višenamenski uredaji su znatno jeftiniji nego da kupujete svaki uredaj ponaosob, zauzimaju manje mesta i potreban im je samo jedan kabl za priključivanje i jedan napojni kabl.

Gornji pasus vas može navesti na mišljenje da ste kupovinom višenamenskog uredaja rešili sve vaše probleme vezane za kancelarijski sto – e, pa nije baš tako. Mana ovih uredaja je da kada jedna od komponenti zakaže i ceo uredaj neće raditit. Praktično to znači: da ako vam ne radi štampač neće vam raditi ni faks ni kopir. Takode, ne postoji mogućnost nadogradnje pojedinačnih komponenti. Višenamenski uredaj možemo uporediti sa situacijom kada sa još dvoje prijatelja treba da izaberete film koji ćete gledati (mada kažu da je za sreću potrebno troje). što praktično znači da ćete uvek morati napraviti neku vrstu kompromisa. Na primer, možda će vam biti poreban višenamenski uredaj sa crno-belim laserskim štampačem, ali onda nećete imati mogućnost kolor štampe kolor skenova. Stoga je najbolje da odredite koja vam je funkcija najpotrebnija i da prema njoj odaberete model koji ima najizraženiju traženu funkciju. Softver koji se isporučuje uz ove uredaje može biti komplikovan, ponekad i zbunjujući. Stoga bi bilo dobro proveriti na internet adresi proizvodača koliko lako se može upravljati uredajem. U zavisnosti od modela, višenamenski uredaji mogu i samostalno (bez prisustva računara) obavljati različite funkcije kao što su faksiranje ili kopiranje. Proverite panel na samom uredaju i odaberite onaj koji poseduje tastere sa funkcijama koje su vam potrebne.

Koliko puta vam se desilo da ste na nekom putu i da vam je hitno potrebna štampa? Portabl štampači su pravljeni tako kompaktno da mogu stati u aktovku, težine su ne više od 2 kg i pokreću se pomoću baterija. Ovi štampači uglavnom koriste inkjet tehnologiju ili tehnologiju termo transfera. Termo transfer tehnologija koristi ribone koji su slični onim na pisaćim mašinama, stime što su ‚‚natopljeni‚‚ bojom. Primenom pritiska i toplote na ribon slika se prenosi na stranicu papira. Modeli sa tehnologijom termalnog transfera manji su od inkjet modela, ali zato poseduju manji kvalitet štampe, sporiju štampu i mnogo veću cenu štampe po stranici papira. Može se koristiti crno – bela ili kolor štampa u zavisnosti od kertiridža odnosno ribona koji se koristi. Generalno gledano, cena štampe po stranici papira je znatno viša kod portabl štampača zbog malih kertridža/ribona. Kako portabl štampači koriste baterije za svoj pogon, i ako vam je momentalno potrebna štampa više od jedne stranice veoma bitan podatak je trajanje baterija. Standardne Nikl-Kadimum (NiCad) baterije mogu odštampati oko 90 stranica po jednom punjenju i mogu se puniti bez potrebe da se vade iz štampača. Takode, koriste se i Nikl Metal Hidrid (NiMH) baterije koje traju duže ali im je potrebno i više vremena da se sopune. Kad budete kupovali portabl štampač vodite računa da nije kod svih štampača u cenu uračunata i cena baterija. Takode, pre kupovine utvrdite koje karakteristike portabl štampači poseduju. Ukoliko imate potrebu za štampom više stranica odjednom biće vam potreban štampač kod koga ne morate ručno da unosite papire. štampači sa automatskim unosom pojedinačnih listova papira mogu da prihvate od 5 do 100 listova, a neki čak mogu da prihvate i koverte i folije. Neki štampači podržavaju i opciju skenera, odnosno jednostavno zamenite kertridž sa mastilom sa opcionim ‘’skener’’ kertridžom i tako pretvarate vaš štampač u skener. Takode, zgodna funkcija kod ovih štampača je i IR (Infrared) port koji omogućava slanje komandi štampaču bez da je povezan sa računarom, pod pretpostavkom da i vaš računar poseduje IR port.

Služe za povezivanje računara i štampača. Paraleni port je dobar za kućne korisnike i u malim kancelarijama, gde korisnici dele na mreži jedan štampač. Većim radnim grupama biće potreban mrežni priključak. Postoje mnogobrojne opcije za mrežno povezivanje i one uglavnom nisu uračunate u cenu štampača. Od pre nekoliko godina kao najpopularnija opcija povezivanja postao je USB (Universal Serial Bus) priključak. USB omogućava veću brzinu prenosa podataka i omogućava mnogo lakše početno prilključivanje i prepoznavanje uredaja od strane računara. Trenutno su hit štampači koji imaju i USB i paraleni priključak.